DTECH INSIGHTS
5 من وكلاء الذكاء الاصطناعي في ClickUp يمكنك البدء باستخدامهم هذا الأسبوع
ماذا لو استطاع فريقك قضاء وقت أقل في الأعمال المتكررة، ووقت أكثر في الأعمال المهمة فعلًا؟
كتابة التحديثات الأسبوعية، وتحويل ملاحظات الاجتماعات إلى مهام، وفرز الطلبات، ومتابعة الأعمال المتأخرة قد تبدو أمورًا بسيطة، لكنها تتراكم بسرعة. وهنا يأتي دور وكلاء الذكاء الاصطناعي في ClickUp وأتمتة سير العمل.
فمن خلال ClickUp AI وClickUp Brain والوكلاء، يمكن للفرق أتمتة أجزاء من العمل اليومي دون الحاجة إلى تغيير كل شيء دفعة واحدة. والسؤال ببساطة: ما المهمة المتكررة التي يمكن أن يتولاها ClickUp AI عن فريقك؟
إليك خمس طرق عملية يمكن للشركات من خلالها استخدام وكلاء الذكاء الاصطناعي في ClickUp وأتمتة سير العمل. وإذا كنت مستعجلًا، ابدأ بالأداة التالية لتعرف أي وكيل يناسب فريقك أولًا.
أي وكيل من وكلاء الذكاء الاصطناعي في ClickUp تبدأ به؟
اختر المشكلة التي تستهلك وقت فريقك أكثر من غيرها.
لا تعرف من أين تبدأ؟ انتقل مباشرة إلى: الاجتماعات، التحديثات الأسبوعية، الطلبات، اكتشاف المشكلات، التهيئة.
1. استخدم الذكاء الاصطناعي لتحويل ملاحظات الاجتماعات إلى مهام
غالبًا ما تنتهي الاجتماعات بقائمة واضحة بما يجب فعله بعد ذلك. لكن المشكلة تكمن فيما يحدث بعد أن يغادر الجميع الاجتماع.
شخص ما يحتاج إلى تحديث مهمة. وآخر يحتاج إلى إرسال مستند. وثالث يحتاج إلى متابعة أحد العملاء. وسرعان ما تضيع هذه الإجراءات الصغيرة بين الملاحظات أو الرسائل أو في ذاكرة أحدهم. وهنا يمكن أن يساعد ClickUp AI.
فبدلًا من أن يُطلب من شخص قراءة ملاحظات الاجتماع وتحويل كل تفصيل يدويًا إلى عمل، يمكن للذكاء الاصطناعي المساعدة في استخراج المعلومات المهمة وتنظيمها داخل مساحة العمل (Workspace) الخاصة بك.
على سبيل المثال، بعد اجتماع خاص بمشروع، يمكن للذكاء الاصطناعي المساعدة في تحديد:
- ما الذي تمت مناقشته
- ما القرارات التي اتُّخذت
- ما الذي يجب أن يحدث بعد ذلك
- المسؤول عن كل إجراء
- الأسئلة التي لا تزال بحاجة إلى إجابة
يستطيع ClickUp Brain تلخيص المهام، واقتراح المهام الفرعية، وإنشاء التحديثات، والمساعدة في إنشاء المهام وإدارتها. كما يمكن لوكلاء ClickUp (ClickUp Agents) اتخاذ إجراءات على المهام عند إعدادهم لذلك.
- اجتماع
- ملاحظات
- ClickUp AI
- النقاط الرئيسية والمهام
- متابعة الفريق
والنتيجة واضحة: عدد أقل من الإجراءات التي تضيع بعد الاجتماعات، ومتابعة يدوية أقل، ووقت أكثر لفريقك للتركيز على العمل نفسه.
2. دع الذكاء الاصطناعي يكتب تحديثات مشروعك الأسبوعية
التحديثات الأسبوعية مفيدة، لكن كتابتها قد تتحول إلى استنزاف منتظم للوقت.
فقد يضطر المدير إلى فتح عدة مهام، والتحقق مما أُنجز، والبحث عن الأعمال المتأخرة، وسؤال أعضاء الفريق عن آخر المستجدات، ثم جمع كل ذلك في تقرير. لكن جزءًا كبيرًا من هذه المعلومات موجود بالفعل داخل ClickUp.
باستخدام ClickUp AI، يمكن للفريق الاستفادة من معلومات المهام الحالية لإنشاء ملخصات وتحديثات. يدعم ClickUp التحديثات الشخصية وتحديثات الفريق المُنشأة بالذكاء الاصطناعي، وملخصات المهام، وغيرها من المعلومات التي يُنشئها الذكاء الاصطناعي بناءً على العمل الموجود مسبقًا في مساحة العمل.
على سبيل المثال، قد يتضمن تحديث المشروع الأسبوعي:
ما أُنجز هذا الأسبوع
- اعتماد الصفحة الرئيسية للموقع
- مراجعة ملاحظات العميل
- إنجاز ثلاث مهام في المشروع
قيد التنفيذ
- صفحات الخدمات الجديدة
- إجراءات تهيئة العملاء (Onboarding)
- لوحة التحليلات
يحتاج إلى متابعة
- مهمتان متأخرتان
- مهمة واحدة بانتظار معلومات من العميل
يستطيع المدير مراجعة التحديث، وإجراء أي تعديلات، ثم مشاركته مع الفريق.
هذا لا يُخرج المدير من العملية، بل يُغنيه فقط عن البدء بكتابة التقرير من صفحة فارغة كل يوم جمعة.
3. استخدم الذكاء الاصطناعي لتنظيم الطلبات الجديدة
كل شركة تستقبل طلبات. عميل يطلب تعديلًا. عضو في الفريق يحتاج إلى مساعدة. فريق التسويق يحتاج إلى صفحة هبوط جديدة. فريق المبيعات يريد دعمًا في إعداد عرض. وشخص ما يحتاج إلى تقرير جديد.
وعادةً، يتعين على شخص ما قراءة كل طلب، وفهم المقصود منه، وتحديد مكانه المناسب، ثم إرساله إلى الشخص المعني.
وهذه فرصة مثالية لأتمتة ClickUp وأتمتة سير العمل بالذكاء الاصطناعي.
تخيّل أن شركتك تستخدم نموذج ClickUp (ClickUp Form) لاستقبال الطلبات الجديدة. عندما يُرسل أحدهم النموذج، يمكن للذكاء الاصطناعي المساعدة في مراجعة الطلب وتنظيم معلوماته قبل أن يبدأ فريقك العمل عليه. ويمكنه المساعدة في تحديد:
- موضوع الطلب
- الفريق الذي يجب أن يتولاه
- ما إذا كانت هناك معلومات مهمة ناقصة
- الخطوة التالية المطلوبة
- الشخص أو الفريق الذي يجب أن يراجعه
يوفّر ClickUp أدوات ذكاء اصطناعي يمكنها البحث في معلومات مساحة العمل، وإنشاء المهام، وتحديثها، ونشر التعليقات، وتنفيذ إجراءات أخرى. ويمكن أن يستخدم هذه الأدوات كلٌّ من ClickUp Brain والوكلاء، بحسب الإعدادات والصلاحيات.
- العميل يُرسل طلبًا
- ClickUp يُنشئ مهمة
- الذكاء الاصطناعي يراجع الطلب
- تنظيم المعلومات
- الفريق المناسب يستلمه
موظفوك هم من يتخذون القرارات المهمة دائمًا. والذكاء الاصطناعي يتولى فقط جزءًا من الفرز المتكرر الذي يسبق بدء العمل الفعلي.
4. دع الذكاء الاصطناعي يساعدك في اكتشاف المشكلات قبل أن تكبر
نادرًا ما يتعثر المشروع في يوم واحد. فعادةً ما تظهر علامات تحذيرية صغيرة أولًا.
مهمة لم تُحدَّث منذ أسبوع. موعد نهائي يقترب. شخص ينتظر آخر. مشروع فيه عدة مهام غير مكتملة دون أي تحديث حديث. وقد يكون من السهل إغفال هذه الأمور عندما يكون الفريق مشغولًا.
وهنا تحديدًا يمكن أن يكون وكلاء الذكاء الاصطناعي في ClickUp مفيدين. إذ يستطيع وكلاء Autopilot في ClickUp الاستجابة لمحفزات وشروط محددة، واتخاذ إجراءات بناءً على التعليمات والمعرفة والأدوات التي زُوّدوا بها.
على سبيل المثال، يمكن للشركة إعداد وكيل ذكاء اصطناعي للمساعدة في التنبيه إلى حالات مثل:
- مهمة بقيت في الحالة نفسها لفترة طويلة
- موعد نهائي مهم يقترب
- مهمة لم تتلقَّ أي تحديث
- مشروع فيه عدة مهام متأخرة
- عضو في الفريق ينتظر معلومات قبل أن يتمكن من المتابعة
لا يحتاج الذكاء الاصطناعي إلى أن يقرر ما يجب على الشركة فعله. بل يمكنه ببساطة لفت انتباه الشخص المناسب إلى المشكلة.
وهذا يمنح المديرين رؤية أوضح دون أن يُطلب منهم التحقق يدويًا من كل مهمة في كل مشروع.
5. اجعل تهيئة الموظفين الجدد أسهل بالذكاء الاصطناعي
بدء وظيفة جديدة يعني تعلّم الكثير من المعلومات في وقت قصير.
فالموظف الجديد يحتاج إلى فهم الشركة، وفريقه، والمشاريع الحالية، والإجراءات المهمة، والأشخاص الذين سيعمل معهم. كما يحتاج إلى معرفة أين تُحفظ كل هذه المعلومات.
قد تكون المعلومات موجودة بالفعل في ClickUp، لكن العثور عليها قد يستغرق وقتًا. وهنا يأتي دور ClickUp Brain ووكلاء الذكاء الاصطناعي. يمكن للموظف الجديد استخدام الذكاء الاصطناعي للعثور على معلومات حول:
- إجراءات الشركة
- مسؤوليات الفريق
- المشاريع الحالية
- المستندات (Docs) المهمة
- المهام التي يجب عليه إنجازها
- الأشخاص الذين ينبغي أن يتعرّف عليهم
- القرارات السابقة التي تؤثر في عمله
يستطيع ClickUp Brain استخدام المعلومات من المهام والمستندات (Docs) والمحادثات (Chat) وغيرها من محتوى مساحة العمل المتاح. كما يمكن تزويد وكلاء ClickUp بمصادر معرفة وأدوات محددة، بحسب طريقة إعدادهم.
فبدلًا من أن يسأل الموظف الجديد عدة أشخاص الأسئلة الأساسية نفسها، يمكنه البدء بالعثور على المعلومات التي يحتاجها في مكان واحد. وهذا يمكن أن يُسرّع عملية التهيئة، ويساعد الموظفين في الوقت نفسه على التأقلم مع أسلوب عمل الشركة.
وكلاء الذكاء الاصطناعي في ClickUp تعمل بأفضل شكل عندما يكون سير عملك واضحًا
هناك أمر مهم يجب تذكّره قبل إضافة الذكاء الاصطناعي إلى مساحة عمل ClickUp الخاصة بك.
الذكاء الاصطناعي لا يستطيع إصلاح إجراء مُربك بمفرده.
إذا كان فريقك لا يحدّث المهام، فلن يمتلك وكيل الذكاء الاصطناعي معلومات كافية لإنشاء تقرير مفيد. وإذا كان كل شخص يستخدم حالات (Statuses) مختلفة، فسيصعب فهم تقدّم المشروع.
وإذا كانت المعلومات المهمة موزعة بين رسائل البريد الإلكتروني وجداول البيانات والمحادثات والملاحظات الشخصية، فقد لا تتوفر لدى الذكاء الاصطناعي الصورة الكاملة. ولهذا السبب يُعد تطبيق ClickUp وتصميم سير العمل أمرين مهمين.
قبل أتمتة أي إجراء، اسأل:
- ما الذي نحاول تحسينه؟
- ما المعلومات التي يحتاجها الفريق؟
- ما المعلومات التي يجب أن يصل إليها الذكاء الاصطناعي؟
- ما الذي يُسمح للذكاء الاصطناعي بفعله؟
- في أي مرحلة يجب أن يراجع شخصٌ العمل؟
يتيح ClickUp إعداد الوكلاء بالتعليمات والمعرفة والأدوات والمحفزات والشروط. وهذا يمنح الشركات تحكمًا فيما يفعله وكيل الذكاء الاصطناعي ومتى يفعله. وكلما كان سير عملك منظمًا بشكل أفضل، زادت فائدة الذكاء الاصطناعي.
اختبار سريع: هل سير عملك جاهز للذكاء الاصطناعي؟
ضع علامة على كل عبارة تنطبق على فريقك اليوم.
النتيجة: 0 من 6كلما زادت العبارات التي تنطبق عليك، أصبح من الأسهل أن يضيف الوكيل قيمة حقيقية من اليوم الأول.
لست بحاجة إلى أتمتة كل شيء
من أكبر الأخطاء التي قد ترتكبها الشركات مع الذكاء الاصطناعي محاولة تغيير كل شيء دفعة واحدة.
لست بحاجة إلى عشرات من وكلاء الذكاء الاصطناعي. ولست بحاجة إلى أتمتة كل قسم. ولست بحاجة إلى تغيير طريقة عمل فريقك بين ليلة وضحاها. ابدأ بإجراء متكرر واحد.
ابحث عن شيء:
- يتكرر بانتظام
- يستغرق من الأشخاص وقتًا طويلًا
- يتبع إجراءً واضحًا إلى حد ما
- يسهل على أحدهم مراجعته
- لا يتضمن قرارًا جوهريًا للشركة في كل مرة
على سبيل المثال، يمكنك البدء بالتقارير الأسبوعية أو طلبات المشاريع الجديدة. وبمجرد أن يعمل سير العمل بشكل جيد، يمكنك البحث عن الفرصة التالية.
كما يسهّل هذا النهج اختبار الذكاء الاصطناعي، وتحسين تعليماته، والتأكد من أنه يساعد فريقك فعلًا.
الخطوة التالية مع وكلاء الذكاء الاصطناعي في ClickUp
لم يعد الذكاء الاصطناعي مجرد أداة تجيب عن الأسئلة. فمن خلال ClickUp AI وClickUp Brain والوكلاء، تستطيع الشركات البدء بدمج الذكاء الاصطناعي في طريقة إنجاز العمل الفعلية.
يمكن تنظيم الطلب الوارد تلقائيًا. ويمكن أن يقود الاجتماع إلى مهام واضحة. ويمكن إعداد التقرير الأسبوعي من العمل الموجود. ويمكن فحص المشروع لاكتشاف المشكلات المحتملة. ويمكن للموظف الجديد العثور على المعلومات التي يحتاجها دون البحث في عشرات المستندات.
التقنية مهمة، لكن سير العمل يأتي أولًا. أفضل إعداد للذكاء الاصطناعي ليس الإعداد الذي يضم أكبر عدد من الوكلاء، بل هو الإعداد الذي يزيل القدر المناسب من العمل المتكرر، مع إبقاء القرارات المهمة بيد الأشخاص.
أسئلة شائعة حول وكلاء الذكاء الاصطناعي في ClickUp
ما هي وكلاء الذكاء الاصطناعي في ClickUp؟
هي مساعدات ذكية تعمل داخل مساحة العمل، وتستطيع تنفيذ إجراءات مثل إنشاء المهام وتحديثها ونشر التعليقات وإعداد الملخصات، بناءً على التعليمات والمعرفة والأدوات والمحفزات التي تحددها لها.
ما الفرق بين ClickUp Brain ووكلاء ClickUp؟
ClickUp Brain هو طبقة الذكاء الاصطناعي التي تجيب وتلخّص وتكتب عندما تطلب منها ذلك. أما الوكلاء فيمكن إعدادهم ليعملوا تلقائيًا عند حدوث محفز معين، مثل إرسال نموذج أو تغيّر حالة مهمة.
هل يتخذ الوكيل قرارات بدلًا من فريقي؟
لا. أفضل استخدام للوكيل هو تجهيز العمل وتنظيمه ولفت الانتباه إلى المشكلات، بينما تبقى القرارات المهمة بيد الأشخاص. وأنت من يحدد ما يُسمح للوكيل بفعله.
بأي وكيل يُفضَّل أن نبدأ؟
ابدأ بإجراء يتكرر كل أسبوع ويسهل مراجعته، مثل التحديثات الأسبوعية أو فرز الطلبات الجديدة. وبعد أن يعمل جيدًا، انتقل إلى الفرصة التالية.
هل نحتاج إلى إعادة بناء مساحة العمل قبل استخدام الوكلاء؟
ليس بالكامل. لكن تحتاج إلى حد أدنى من الوضوح: حالات موحدة، ومهام محدّثة، ومعلومات موجودة في ClickUp. وكلما كان سير العمل أوضح، كانت نتائج الوكيل أفضل.
